A pesar de que existen varios enfoques, existen 5 pasos esenciales entre otros, para una consultoría empresarial completa:
Paso 1 – Entendimiento del negocio
Paso 2 – Elección del foco
Paso 3 – ¿Qué hacer en cada Área (Planes de mejora)
Paso 4 – priorización
Paso 5 – Colocar los planes en acción
Para cada uno de estos pasos puede existir una serie de herramientas de gestión que pueden aplicarse para un mejor resultado y hablaré un poco más de ellas a lo largo de este artículo.
Paso 1 – Entendimiento del negocio
Si usted va a comenzar una consultoría empresarial completa, necesita entender el negocio de su cliente como un todo. No tiene mucha magia para eso, es necesario entrar de cabeza en la organización y evaluar cada área de ella. Hay algunas herramientas que hacen este trabajo muy bien:
Diagnóstico
Creo en el diagnóstico empresarial siempre como la primera etapa de cualquier consultoría. No sirve de nada pensar que puede proponer cambios sin entender completamente con lo que está tratando. Digo esto, principalmente por el hecho de que cada negocio tiene sus características y, la mayoría de las veces, se encuentran en momentos distintos, con necesidades distintas.
Diagnóstico Organizacional – Grado de Madurez
El resultado de una hoja de cálculo de diagnóstico puede variar, pero esencialmente necesita mostrarle el nivel de madurez de la empresa y cuáles son las áreas que necesitan más atención.
FODA
A análisis DOFA tiene una función bastante similar al diagnóstico, la diferencia está en el enfoque. Mientras que el segundo analiza áreas de la empresa, el primero va a hacer una evaluación de factores internos (fuerzas y debilidades) y factores externos (oportunidades y amenazas), a fin de proporcionar un retrato de la situación de la empresa.
Análisis Swot – Índice de Favorabilidad – Consultoría estratégica
Creo que la hoja de trabajo de análisis SWOT tiene un papel fundamental de dirección y de entendimiento para los próximos pasos. Como consultor empresarial, su objetivo es asegurarse de que salió del primer paso bien alineado con sus clientes en relación a lo que más molesta en el día a día de la gestión de la empresa.
Paso 2 – Elección del foco
Con los resultados del diagnóstico y el análisis SWOT usted tendrá información suficiente para saber exactamente dónde comenzar su consultoría. Normalmente, las áreas más importantes son:
- Finanzas
- Recursos Humanos
- Venta
- Estrategia
Obviamente existen otros puntos de comienzo de una consultoría empresarial, además de proyectos más específicos, pero ningún tan importante y que impacte tanto los resultados como esos 4, por eso, a lo largo del paso 3, mostraré cuáles serían las actividades más importantes para cada uno ellos.
Paso 3 – Qué hacer en cada área
Creo que cada área posee una herramienta esencial que le ayudará a consolidar su consultoría empresarial y mostrar a su cliente tanto la realidad que está pasando de manera muy objetiva, como también posibilita un seguimiento claro de las mejoras en los resultados.
Finanzas
Normalmente, 8 entre 10 gestores o empresarios que buscan una consultoría empresarial tienen problemas financieros, ya sea por falta de control del flujo de caja, poco control del capital de giro (cuentas por pagar y recibir) o incluso por no tener informes específicos importantes.
La mejor herramienta para tener todas estas respuestas es la siguiente: planilla de control financiero completo, ya que con ella queda simple hacer análisis de centro de costos, bancos, clientes y proveedores.
Gestión Financiera completa – Análisis por centro de coste
Como consultor, tener estas respuestas puede llevar a su consultoría empresarial a otro nivel, ya que usted puede dar consejos como un cambio de enfoque en un centro de costos poco lucrativo para otro, alertar sobre la dependencia de un cliente o incluso para mostrar que existe necesidad de caja a corto plazo.
Además de esta hoja de trabajo, cálculo del punto de equilibrio la segunda herramienta más importante para una buena consultoría en el área financiera. Es con ella que usted conseguirá decir de forma objetiva cuál es la cantidad de productos o servicios que necesitan ser vendidos para no tener perjuicio.
Planilla de punto de equilibrio – Margen de contribución
A hoja de punto de equilibrio es posible llegar a insights como un precio de venta mal atribuido a un producto o servicio, análisis de mark up o incluso la comprensión de la margen de contribución individual de productos o servicios.
Venta
Si el área de finanzas es la más importante para las empresas que están desestructuradas o que están perjudicando, el área de ventas es responsable de la mayoría de la demanda de consultoría empresarial para las empresas que tienen resultados positivos, pero que quieren aumentar sus resultados financieros.
Con un hoja de control de ventas es posible entender, mes a mes, el valor real vendido, la meta que se había establecido y si el resultado se está alcanzando o no.
Profesional de Gestión – Control de Ventas
Con estos datos en manos, es posible analizar más profundamente si el problema está en la captación de nuevos clientes, en una posible estacionalidad de un mes a otro o incluso en la tasa de éxito de negociaciones.
Recursos Humanos
Si el mayor problema de la empresa en la que usted está prestando la consultoría en el área de recursos humanos, será necesario algunos cuidados para que usted identifique exactamente lo que proponer. Analice los siguientes datos:
- Búsqueda de clima organizacional
- Cantidad de despidos y admisiones mensuales
- Evaluación de desempeño (preferentemente por competencias)
- Estructura organizativa (organigrama)
- Plan de cargos y salarios
Algunos de estos datos se pueden consolidar en una hoja de indicadores de recursos humanos y pueden mostrarte exactamente por dónde seguir:
Por ejemplo, si su empresa tasa de volumen es muy alta, puede ser que los costos laborales sean altos y el foco de su consultoría empresarial debería ser ese. Por otro lado, pueden existir reclamaciones relacionadas con horas extras o falta de foco en entrenamientos en una investigación de clima e incluso un indicador grave de desempeño malo por fallas en la gestión en la evaluación de ese aspecto.
Estrategia
Para cerrar, la última área principal que es muy común demandar la experiencia de un consultor es la estrategia empresarial. Esto ocurre porque incluso teniendo una estructura bien organizada, a veces falta el foco en resultados, en los objetivos y metas más importantes.
En estos casos, recomiendo planilla de planificación estratégicaque le permite crear estrategias junto con sus clientes, asignar cuáles son las más importantes, acompañar las metas planificadas y el resultado realizado para cada una de ellas:
OKR – Planificación Estratégica – Key results
Paso 4 – Priorización
Independientemente del área elegida y de las estrategias delineadas, habrá una serie de posibilidades que hacer. Es en esas horas que un consultor experimentado realiza un trabajo de priorización con la matriz GUT (gravedad, urgencia y tendencia).
De esta forma, usted conseguirá ver un ranking de lo que necesita ser hecho primero de acuerdo con los criterios establecidos.
Paso 5 – Ponga los planes en acción
Por último, el último paso es más orientado a la práctica y algunos consultores acaban no realizándolo. Todo va a depender de lo que esté acordado en el contrato con su cliente. Normalmente este trabajo de seguimiento y realización de las estrategias delineadas es llamado de asesoría.
Me gusta mucho este momento, porque creo que es justamente aquí que muchos gestores acaban no siguiendo lo que fue sugerido por la consultoría empresarial. En ese sentido, hay dos herramientas más que me gusta indicar y que ayudan mucho en este proceso:
PDCA
O ciclo PDCA es extremadamente conocido en todo el mundo como una herramienta de la calidad pero la verdad es que es esencial para la ejecución de estrategias, justamente por basarse en un ciclo de 4 pasos que te van a decir al final si estás haciendo esa actividad lo suficiente o si tienes que recomenzar.
Ciclo PDCA – Acción – Área Financiera
También se planilla de ciclo PDCA.
Plan de acción
Aliado al ciclo PDCA, lo recomiendo control de planes de acción con la metodología 5W2H, que delimita exactamente para cada acción estos 7 elementos:
- Qué
- Porque
- Que
- Cuando
- Donde
- Cómo
- Cuánto